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人生を少しだけ豊かにするアイデアを紹介

「会議」の生産性を最大限に引き出す7つのポイント

カフェで打ち合わせ

1.不要な会議をしない

禅問答のようだが、そもそも必要のない会議を開催していないだろうか。
電話やメールで簡単に済ます事の出来る案件であっても、多くの人を呼んで会議を開催することで多くの非効率な時間が生まれる。
みんなで顔を合わせて議論するだけで仕事をした気になっているのではないだろうか。
特に、定例化した会議は、ほとんどの場合において意味がない。

会議を開催する前に、「この会議、本当に必要だろうか。他の手段で代替できないだろうか」ということを自問してほしい。

2.事前準備はしっかりと

会議の資料は、出来る限り事前に配布したい。
これにより、不明点を事前に確認することができるし、出席者の理解も進む。

また、必ずしも必要でない詳細な根拠データの類は、会議運営側で資料を用意しておく。会議中の質問や疑問があった場合に、意思決定の持ち越しや、持ち帰り案件が発生することを防ぐことが期待できる。

3.「決めること」を共有する

企画のプレゼンや案件説明が終ったものの、誰からも発言がない状態を味わったことはないだろうか。
その場合、「何を議論すれば良いのか」という論点が共有されていない場合が多い。
案件説明の前に、「今日決めて欲しいこと」を明確に伝えるようにしよう。
できれば、ホワイトボードや資料の上段に「今日決めること」を箇条書きで記しておきたい。

4.発言を引き出す

沈黙が続いた場合や、発言者が偏っている場合等は、ファシリテータが出席者に対して質問を投げかける。
この場合、特定の結論に誘導しないように注意する。
×「Aさんは賛成で良いですか」
○「Aさんは、どのように思いますか」

また、「この問題にどのように対処したら良いでしょうか」というオープンクエスチョンによって会議の収拾がつかないことがある。
こういった状況における問いの投げかけは出来る限り具体化するべきである。
「この問題に対して、A、B、Cという対応案が考えられます。資料に記載の通り、A~Cそれぞれのメリット、デメリットを整理した結果、Aという対応案を実行したいと考えております。よろしいでしょうか」

きれいな会議室

5.時間を厳守する

会議は、メリハリをつけないと何時間でも不毛な議論が続く場合がある。
1つの会議は30分もあれば十分だ。

ファシリテータは、議論の進み方をよく観察し、必要があれば議論を途中で遮ることも辞さない気持ちで臨もう。
1つの議案で30分以上かかっている場合は、無駄な議論が起きていたり、会議が適切に進捗していない状態であると認識しよう。

6.「決めたこと」を確認する

会議のファシリテータは、最終的に決まったことを要約して出席者に確認をする。
「~という理由からAの対応案を採用する、ということでよろしいでしょうか」

この時、会議が終った後の具体的なアクションについても決めておきたい。
「Aさんは、今月末までに○○のデータを収集して取りまとめてください。Bさんは、今週中に取引先へのアポイントを取ってください」

7.「議事録」を残す

会社によって様々なルールがあると思うが、日付や出席者等の必須要件を除けば、必ず押さえておきたい重要な項目は次の3つ。

①議題(何を話したか)
②決定事項(何を決定したか)
③次の行動(いつまでに、誰が何をするか)

日付や出席者、発言内容だけを記録し、「何を決めたのか」記録されていない議事録を見たことが何度もある。

議事録が完成したら出席者で議事録を共有し、認識を合わせておこう。