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ビジネスやプライベートに役立つTIPSを紹介!

ずば抜けたエリートが実践している仕事の9原則

海辺で読書

1.「なぜ?」を繰り返す

指示の通りに手を動かすというのは、アルバイトや派遣の仕事だ。
仕事には、必ず理由が存在する。「なぜ」それをする必要があるのか考え、その理由に対しても「なぜ」を突きつける。
いつもこれを繰り返していると、常に物事の本質を捉えようという癖がつく。本質が見えてくると、「やらなくても良い仕事や意味の無い仕事」、「もっと良い仕事の仕方」に気が付くようになる。
慣れない内は、ついつい目の前の仕事を処理することに没頭してしまいがちだが、意識して「なぜ」を3回繰り返して見よう。きっと、今までと違う答えが見えてくるはずだ。

2. メールの処理が早い

現代の仕事において、メールは必須だ。おそらく今後は、もっとカジュアルにやり取りのできるLINEのようなチャット形式に代わっていくだろうが、今はまだメールが主流だ。
メールを読み、返信をするだけでとても多くの時間を割かなくてはならない。特に、管理職の位が上がるほど、自分の知らないところで「cc」に設定されるため、1日メールを触らないだけで、天文学的な未読件数になってしまう。
しかし、メールの処理を先延ばしにするのは良くない。どんなに遅くとも、当日中にはメールを処理するようにしたい。
そのため必要なことは「必要のないメール」「優先順位が低いメール」「他の誰かに任せられるメール」については、メールを開かずに削除していくことが有効だ。

メールを開かずに削除するには、以下の仕組みを作っておくことが効果的だ。

メールの件名に要件を書く

「ご依頼の件」「先ほどの件」「会議資料の件」等、よく分からない件名のメールが届く。
できれば、「2/23役員会議資料。2/20までに検証願いたい」等のように受信者がメールの件名を読むだけで、何をすれば良いのか理解できるレベルの件名を記載すると良い。
これは自分1人だけ徹底していても効果は低いので、日常的にメールをするメンバー間でルール化しておくとより効果的だ。
こうすることで、例えば「昨日の歓迎会のお礼」というメールのプライオリティを下げておくことができる。

主担当者から定期的にサマリー報告させる

これによって、自分が主担当でないと判断できるメールを削除できる。特に大きな会社に所属している場合、メールの多くは「cc」である。しかも、その「cc」は形式的に設定されているものが大半であり、自分がメールの内容をオンタイムで把握しておく必要はない。
主担当者がオンタイムで業務をこなし、その結果を後で報告してもらうことで用件は済むはずだ。
ただし、緊急的な場合はオンタイムで報告する必要があるため、「緊急」の感覚がズレないよう認識を合わせておこう。

3. 結論から述べる

報告やプレゼンの鉄則だ。
結論を知らされないまま報告を聞いていると、「結論はなんなのだろうか」と考えながら聞かなくてはならない。
先に結論を聞かされていれば、その理由や根拠の確からしさに集中して報告を聞くことができる。
特に、エグゼクティブは時間が限られているため、結論から報告することで、報告の全てを聞かなくても報告途中で決断を下すことができる等、時間的なメリットも大きい。

4. できないものはできない

こなすことのできない量の仕事を任された場合、最終的に困るのはユーザだ。指示された仕事を端から端まで「お任せください」と仕事を請けることは、自分のことしか考えていない証拠だ。
できないものはできないと断り、仕事の再配分を促すことはとても重要だ。

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5. 時間管理が上手い(生産性が高い)

僕の周りで生産性を意識して仕事をしている人は、ほとんどいない。
個人レベルの仕事の生産性とは、より少ない時間で、より大きいアウトプットを出すことだ。同じ成果であれば、早く帰りよく休む人が、生産性が高いと言える。
残念ながら日本では、休まず遅くまで残業することを美徳する文化が根強く残っているので、生産性の概念を意識して働く機会に恵まれない。いったん大企業病にかかると思考停止状態となり、ダラダラと生産性の低い仕事を続けてしまう。
しかし、有限の時間の中で、よりたくさん稼ぎ、よりたくさん楽しい時間を経験することは、人間としてごく自然の欲求のはず。
まずは、いかに楽をして、今と同じ成果を出すか考えて仕事に取り組んでみよう。

6. 他のせいにしない

成果が出ないのは、上司のせい、時間のせい、取引先のせい、PCが壊れたせい。
他のせいにした瞬間、手詰まり状態になる。
優秀な人は、どんなことも自分のやり方一つで打開できることを知っている。手段や答えは一つでないことを知っている。
真の目的を考え、自分の置かれた環境を認識し、他の手段や着地点を探してみよう。必ず、何か方法はあるはずだ。

7. 情報は独占せずシェアする

仕事ができない人ほど、情報を独占したがる。それによって「自分にしかできない仕事」を確立したいからだ。仕事の目的やユーザを見失っている状態だ。
優秀なビジネスマンは、情報は出来る限りシェアする方がチームとしてのアウトプットが大きくなることを知っているため、可能な限り情報をシェアする。
必要な情報かどうかは、情報を受け取った人が決める。あなたが、「あの人には不要な情報だろう」と決め付けて情報を独占してはいけない。
情報を独占していると「自分しか知らない」という優越感に浸ることができるかもしれないが、そこに実際的な価値は全くない。
情報はチームで共有しよう。

8. ポジティブシンキング(楽観的)

あなたが深刻に悩んでいることの多くは、何とかなる。
難しい局面に陥ったときこそ、もうダメだと悩まず、より良い解決策を見つけるよう努力しよう。
ポジティブシンキングに慣れてくれば、難局であればあるほど、立ち向かうことが面白くなってくる。何とかなるのだから、失敗を恐れたり不安視したりせず自信を持って取り組もう。
結局何とかなるのだ。

9. 情報収集を怠らない

基本的なことだが、情報収集はとても重要だ。
一般的なニュースだけでなく、仕事に関係のある情報だけでなく、雑学を含めてより多くの情報をインプットするようにしよう。
情報量が多ければ多いほど、情報の掛け合わせが多くなるため、アウトプットの質に直結する。より大局的で、より本質的な結論を導く糧となる。

キュレーションメディアを活用して、効率よくニュースを読むことも大切だが、できるだけ良書と言われる本をたくさん読むように心掛けよう。
効果的な読書の仕方については、このブログで記事にしているので一読してもらいたい。
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