Overwrite Save

趣味も仕事も本気のオトコが読むブログマガジン

人をぐっと惹きつけるプレゼン資料の作成テクニック【具体例あり】

Your Message Here

プレゼンの全体的な構成を考える

いきなり細かくスライドを作り出す人をよく見る。このようなスライドの作り方をした場合、結論までのストーリーが定まらず論理破綻する可能性が出てくる。論理的な破綻が無くても、スライド内容の深さにバラつきが出てしまったり、コンテンツが冗長になってしまったりと、シンプルで一貫性のあるスライドが完成しないことが多い。

スライドを作る時は、まず初めに「全体的な構成」を考えることが重要だ。
一方、実際にスライドを作っている時に良いアイデアが浮かんでくる時もある。
そのため、全体的な構成を練る時には、「てにをは」や「ページ数」「グラフ形式」等の細かいレベルの内容は考えず、「このスライドで最も主張したいこと」「それに関連して、伝えておきたい事」を、ざっくり考えよう。

僕がよくやる方法は、付箋に「このスライドを通して最も主張したいこと」「それに関連して、伝えておきたい事」をとりあえず書き出し、それを並べ替えたり付箋の追加や削除をしたりしながら、ストーリーの流れをざっくりと構成する。
この時に並べた付箋はiPhoneで写真を撮っておき、いつでも振り返ることができるようにしておく。
(この付箋は、あくまでもスライドのベースストーリーであるため、この枚数や順番に囚われずスライドを作りながら柔軟に内容をブラッシュアップしていく)
ここまでして、ようやく付箋1枚に対してスライド1枚を作っていくという作業に入っていく。

ストーリーを組み立てる時のテクニック

演繹法

ある前提から、「Aである」という結論を導く方法。
まず初めに、事実や背景、前提から始まり、事実や関連データに基づいて次の結論へ展開する。スライド作成の作業をしていると、自分の頭では分かっているつもりでも、スライドとスライドの間で論理が飛躍してしまうことがよくある。
「そこから何が言えるのか」をよく考え、次のスライドに繋げよう。

いわゆる三段論法も演繹法である。
(前提1)「Aはトマトである」
(前提2)「トマトは野菜である」
(結論)「よって、Aは野菜である」

演繹法は前提が正しければ、結論は正しい。前提が間違っていれば、結論も否定される。

帰納法

複数の類似の事実から、法則や原則を推察する方法。

(類似事実1)「昨日食べたピーマンは緑だった」
(類似事実2)「今朝食べたピーマンも緑だった」
(類似事実2)「今見ているピーマンも緑だ」
(結論)「ピーマンは緑だ」

帰納法によって結論を出す場合、一番重要になってくるのは「聞き手の納得感」である。
上記の例の場合、比較的一般的に「赤ピーマン」「黄ピーマン」が流通していることを考えると、「ピーマンは緑だ」という法則は聞いていて納得感がない。
多面的な類似事案の抽出、結論の妥当性に注意しながら納得感のある結論を導こう。

演繹法と帰納法を繰り返しながら、スライド間で論理の飛躍や破綻、抜けや漏れがないように検証をすると有効的だ。

Better is Possible

スライドを作成する時のテクニック

1スライド1メッセージ

1スライドに対して1メッセージ。これは、スライド作成時の大原則だ。
1枚のスライドに、言いたい事や補足情報をとにかく書き込むことが、聞き手にとって良いことだと信じている人がいるが、メッセージが多いほど聞き手は混乱する。
伝えたい事も1つ、スライドに書かれていることも1つ、聞き手が注意することも1つ。だから、伝えたいことが全て伝わる。
「このスライドで伝えたいこと」に関係のない文章、または関係が薄い文章(もちろん、それが注釈や図解、グラフ等であっても)全て聞き手にとってノイズとなる。これらは全てスライドから省くべきだ。

文章を書かない

聞き手に文字を読ませてはいけない。聞き手は、文章を読むことに注意するので、口頭の説明は耳に入っていない。スライドの文字は極限まで減らし、聞き手が瞬間的、感覚的にスライドを理解できるように表現することがポイントだ。
次の例に基づいて、文章を減らす6つのテクニックを紹介する。

例)
修正前:日本の首都である東京を訪れる外国人観光客は、年々増加している。
修正後:訪日外国人2,400万人(過去最高)

このスライドで一番伝えたいことは「多くの外国人が日本を訪れていること」という前提である。

①目的を見失わない

この場合、「東京」に訪れる人にフォーカスすることに意味がない。それにも関わらず、身近でデータの集まりやすい「東京」を主役にストーリーを組み立ててしまっている。目の前の作業に没頭してしまい、スライドの目的や全体構成を見落とすと陥りがちな失敗だ。

②当然の情報は不要

仮に、東京にフォーカスすべきスライドであった場合は「日本の首都である」という、分かりきった情報はいらない。
「東京を訪れる外国人2,400万人」

③冗長な説明は不要

「訪れる」と「観光」は、このスライドにおいてはほとんど同義であるため、どちらかは不要だ。

④曖昧表現の回避

「年々増加」という曖昧表現も避けたい。なるべく定量的(2,400万人)な情報を、インパクトの程度(過去最高)も併せて、さらに事実に基づき伝える。
この場合、いくら定量的な情報とはいえ「2,393万人」という細かい情報を記載する必要はない。事実を、「適当な」数字で伝えることを心掛ける。
「少しずつ」「かなり」「とても」等の修飾語も曖昧表現であり不要なワードだ。

⑤句読点は不要

基本的に、スライドに句読点は不要だ。
その前提に立って、メッセージを誇張して表現をするために句読点を使うのであれば、有効な場合もある。

⑥内容の深さは維持

文字を減らしたとしても、内容の深さを減らしてはいけない。伝えたい事の大きさは100%を維持するよう注意する。

図やグラフを効果的に使う

ストーリーの作り方とは直接的に関係はないが、図やグラフの活用もとても有効だ。文字よりも、図やグラフの方がストーリーがよく伝わりやすい場合は、積極的に使いたい。
図やグラフの種類は多様であるが、今回はよく使う代表的なものを3つだけ紹介する。

①トレンド:棒グラフ・折れ線グラフ

「伸びている」「減っている」など、ある事柄のトレンドを表すことに適している。
一番伝えたい部分が適切に強調されるよう、色を変えたり、文字を追加する等、工夫を凝らすことでさらにグラフの効果が増大する。
f:id:ryohei1980:20170212233040j:plain

②割合:円グラフ

どれくらい占めているのか、どれだけ少ないのかなど、割合を示すときに効果的だ。
f:id:ryohei1980:20170212233051j:plain

③事柄の整理:ポジショニングマップ

まったく大したことを言っていなくても、ポジショニングマップで表現すると説得力が出てくる。そのため多用は禁物で、1回のプレゼンテーションで1スライドに留めよう。何度もポジショニングマップを登場させると、聞き手は混乱するか、プレゼンテーションがチープに見えてくる。
しかし、有効に活用すれば聞き手を全員納得させてしまうことができるテクニックだ。
f:id:ryohei1980:20170212233105j:plain