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なぜ会議で発言できないのか。会議で発言するための3つの解決方法

会議


沈黙は罪である。

これは、僕が働き出してまもない頃、とある上司から言われた言葉だ。
言われたことを言われた通りに処理する仕事の場合は「沈黙が罪」になることはあまりないが、企画部門等のクリエイト寄りの仕事をしている人にとっては、やはり「沈黙は罪」である。

誰かの発言や意見に対して、いつ何時も100%同意できることなんてありえない。
だが、無言でいるということは100%同意したことと同じなのだ。(後になって「あの時賛成していない」なんて言い訳は認められない)

色々な視点や観点で意見がぶつかるから、より良いアウトプットに繋がる。
しかし、当然ではあるが価値のない意見や質問を発言しても、かえって逆効果である。
「無言は罪」とは、「価値のある意見を言わないのは、罪である」という意味なのだ。

そこで今日は、会議で「価値のある意見を言うため」の方法について紹介したい。

そもそも、なぜ会議で無言になるのか

当事者意識の欠如

仕事を「自分のこと」のように考えていない場合が多い。

  • 費用の支払いは、自分のお金から出費するような感覚で考えていない。
  • 決裁を仰ぐときは、「自分が決裁者だったら、決裁できる内容であるか」考えていない。
  • 取引先、関係部署の立場で物事を考えていない。(自分の都合ばかり考えていないか)
  • 誰かが何とかしてくれると思って甘えている。(自分が最後まで責任を持つという意識があるか)
  • できない、知らないで終わっている。(できないこと、知らないことを恥じない)
  • チームの誰かが起こしたミスに対して、責任を感じていない。(ミスした人が悪い)

挙げればキリがないが、当事者意識がない人の特徴を思いつきでざっと列挙してみた。これらに該当する人は、当事者意識が欠如している。
一方、全ての項目に対してNOと即答できる人は、当事者意識を持っていると思って良いだろう。

自信がない

当事者意識があるにも関わらず、なかなか発言できない人は「自分の考えに自信がない」ことが理由である場合が多い。
得てして、自信がないということは自分の性格のようなものであって治せるものではない、と諦めてしまっている人も多い。しかし、自信がない原因を見てみると実はかなり簡単に改善することができるのだ。

自信がない原因の多くは、「よく分からない」に尽きる。

  • 単語が分からない
  • 話が早い等が原因で、内容がよく分からない。(追いついていけない)
  • 気になることがあっても、聞いて良いことなのか分からない。(もしかしたら、触れてはいけないことかもしれない)
  • そもそも、議論の目的が分からない。

こういった場合は、さすがに発言するには勇気が必要だ。

しかし、例えば自分の得意領域に関する議論だった場合、どうだろう。
得意領域は何でも良い。本でもスポーツでも、自分がかなりハマった事であれば誰かの発言や意見に対して適切な疑問をぶつけることは、かなり簡単だ。むしろ、誰かの発言自体が的を射ていないと感じることさえあるかもしれない。

目的を理解していない

当然だが、全ての仕事には目的がある。
しかし、目的を正確に把握できていない、もしくは目的を知ろうとせず作業内容ばかりに意識が向いているケースを目にする機会は多い。

  • 前任者からの引継ぎ通りです。
  • マニュアルに定められている通りです。
  • 前からこのやり方です。

これは、目的意識のない担当者に「なぜ、その方法で仕事をしているのか」を聞いた場合によく見られる回答だ。

より良いやりかたがあるのであれば、前任者からの引継ぎ内容から改良すれば良いし、マニュアルを改正すれば良いし、やり方も変わる。
ユーザのニーズは絶え間なく変化し、環境も常に変わる。
こういった環境でビジネスをしていることを理解すれば、「変化しない」ことは遅れをとることと同義なのだ。

サンライズ

会議で発言するための具体的な方法

基本的には、上述した会議で無言になる原因の裏返しになるのだが、単に「自信を持ちなさい」と言われて自身を持てる訳もなく、ある程度具体的なやり方に従うと上手くいくケースが多い。

当事者意識を持つ

「自分が社長だったら、どうするか」を考える。
社長は、ユーザにとって最適なサービスやプロダクトを提供しなければならない。
そのために、従業員を雇い、色々な部室に役割を分担する。資金を調達し、売上を上げて、利益を実現して、株主へ還元していかなければならない。
そのためには、無駄な仕事は一つも許せないはずだ。

自分が社長だったら、非効率な仕事であっても黙々と作業する社員と、常に仕事を改善しながらより多くの成果を出し続ける社員、どちらを雇うか。
自分が社長だったら、どんなサービスやプロダクトを世の中に提供したいか、今のサービスに心から満足するのか。
こういったことを常に頭において考えるだけで仕事の質は断然に高くなっていくし、他の社員の意見や考えのレベルが低いことにも気付いていく。

さらに、「自分が社長だったら」という仮定を、本当に臨場感をもって想像することができると、全ての失敗は全部自分の責任だ、と考えられるようになる。
用意周到に準備をしなければならないし、スピードも重要になってくる。この緊張感をリアルに感じながら仕事をしていくことが出来れば、おのずと進むべき方向は見えてくる。
そうすれば、会議で意見を言わざるを得ないはずだ。

よく世間では、「自分の役職の2つ上の階層を意識して仕事をすること」と言われることがあるが、そんな小さな視野で仕事をしているようでは、あっという間に世間に置いていかれる。
あくまでも、企業のトップとして考えるようにしよう。

自信を持つ

基本的なことだが、分からないことを分からないままにしないことだ。
自分に分からない単語が出てきた時、会議中にスマートフォンを持ち込むことができる環境であるならば、その場ですぐに単語を調べること。
すぐに調べられる環境にないなら、隣の人に聞く、もしくは「それは、どういう意味ですか」とその場で確認する。
それもできない環境なら、分からない単語を全てメモして、会議後すぐに調べる。
これを繰り返せば、数ヶ月もしない内に単語レベルで分からないものはほとんど無くなるはずだ。

単語でなくとも、誰かの発言の意味が分からなければ、「こういう理解で合ってますでしょうか?」と聞けば良い。
会議の場で確認することができないのであれば、会議後に発言した人のところへ行き「先ほどの○○という発言は、××という理解で宜しいでしょうか」「先ほどの発言について、全く理解できていないので、噛み砕いて教えて頂いても良いでしょうか」等、確認する方法はいくらでもある。それにも関わらず、確認をせずにそのまま放置しておく人が、驚くほど多い。

分からないことを確認せずにそのままにしておくということは、分かっているという前提で理解される。それを、かなりの月日が経って分かっていないということがバレた時、「なんで今まで分かったフリをしていたんだ」ということになりかねない。
分からないことは、すぐに確認すること。単に確認するだけでなく、自分の言葉で誰かに説明できるレベルで理解することを心掛けよう。

目的を理解する

目的を理解するには、議事録の作成を買って出ることをおすすめする。

議事録には、「会議の目的」を記載しなければならない。
会議が終わって出席者の発言をまとめる時に、それぞれの出席者の発言が「会議の目的」に合っているか確認することができる。
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通常の会議であれば、「本日の会議の主旨(目的)は、○○です」と冒頭で宣言すると思うが、議論が深まってくると冒頭で共有した目的から話しがズレていくことも多々ある。
優秀なファシリテーターが会議を進行しているのであれば、「目的からズレている」ということを理解して、発言の方向性を修正していくこともできるのだが、実際のビジネスの現場ではなかなかそうはいかないことも多い。

常に目的を意識するというのは最初のうちは疲れることかもしれないが、慣れてしまえば目的を理解しないまま議論が進むことにストレスを感じるようになる。
仮に、会議の冒頭に目的が共有されなかった場合なんかは、「この会議の主旨はなんでしたっけ?」と仕切り直しを求めるようになるはずだ。

議事録を取ることによって目的を常に意識するクセをつければ、会議でも目的を意識した発言ができるようになり、目的を見失ってしまった周囲から一目置かれることは間違いない。


会議でスマートに見せる100の方法

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